共享知识库

在多个工作空间和组织之间共享文档和资料

共享知识库

在团队协作中，很多资料会被多个工作空间反复使用，例如公司制度、产品手册、技术规范、设计指南等。如果每个工作空间都各自维护一份副本，不仅浪费精力，也容易出现版本不一致。

共享知识库用于统一管理这些通用资料。创建后，可以把它添加到同组织工作空间，也可以通过跨组织授权分享给其他组织。AI 助手会像读取普通工作空间文件一样读取已添加的共享知识库内容。

适用场景

创建共享知识库

组织成员可以创建共享知识库。新建知识库默认是「成员可见」，创建者会自动成为管理员。

直接创建

适合从零开始整理共享资料的场景。

1. 点击左侧导航栏的「共享知识库」进入管理页面。

2. 点击右上角「创建共享库」。

3. 填写名称、标识和描述。

4. 选择「可见范围」：

   • 成员可见：只有显式成员和组织管理员可以直接访问。

   • 组织内共享：同组织成员都可以查看，管理员和编辑者可以维护。

   • 跨组织邀请：同组织成员可以查看，并允许管理员生成邀请链接分享给其他组织。

5. 选择「使用方式」：

   • 只读：添加到工作空间后只能读取内容；共享知识库管理员和编辑者仍可在详情页维护源内容。

   • 读写：具备共享知识库写入权限的用户可以把它添加到工作空间，并允许在工作空间中读写。

6. 可选添加初始成员并设置角色。

7. 点击「创建」完成。

从工作空间目录转存

适合工作空间中已有一批文档，希望转为共享资料的场景。

1. 在工作空间文件树中找到要共享的目录。
2. 鼠标悬停在目录节点上，点击右侧 ⋮ 菜单。
3. 选择「设置为共享」。
4. 填写共享知识库标识、名称和描述。
5. 确认转存。

转存完成后，原目录内容会迁移到新共享知识库中，当前工作空间会自动保留一个共享知识库链接。

管理文件

进入共享知识库详情页后，左侧是文件目录树，右侧是文件预览区域。

上传文件

1. 点击详情页右上角「上传」按钮。

2. 选择上传方式：

   • 上传文件：直接上传一个或多个文件。

   • 上传压缩包：上传 ZIP 或 TAR.GZ 压缩包，系统自动解压到知识库。

3. 如需更新已有文件，勾选「覆盖已存在的同名文件」。

4. 上传完成后，文件会展示在左侧目录树中。

只有源组织内具备写入权限的用户可以维护文件。跨组织授权的目标组织只能查看和下载，不能修改源文件。

预览文件

在文件目录树中点击文件即可在右侧预览。支持 Markdown、代码文件、纯文本、CSV、HTML、PDF、Word、Excel、图片、视频、音频和 XMind 等格式。

删除文件

鼠标悬停在文件或目录上，点击右侧 ⋮ 菜单并选择「删除」。删除目录时会同时删除其下所有内容。

浏览和搜索

共享知识库列表页会展示当前组织可访问的知识库，包括：

• 本组织内自己可见的共享知识库。

• 其他组织通过跨组织邀请授权给当前组织的共享知识库。

卡片会展示名称、描述、引用数、存储占用、可见范围、只读/读写状态，以及外部授权的来源组织。支持按关键词搜索。

权限和可见范围

共享知识库同时受「可见范围」「成员角色」「使用方式」影响。

可见范围

• 成员可见：只有显式成员和组织管理员可以访问。适合敏感资料或小范围协作。

• 组织内共享：同组织成员默认可读；显式成员中的管理员和编辑者可以维护内容和设置。

• 跨组织邀请：本组织成员可查看，并允许源组织管理员通过邀请链接授权给其他组织只读使用。

当可见范围降级导致已有工作空间引用不再具备直接权限时，系统会列出受影响的工作空间，管理员需要选择让这些工作空间继续使用，或让它们停止使用。

成员角色

• 管理员：可以编辑知识库信息、调整可见范围、管理成员、维护文件、生成跨组织邀请和发起同步。

• 编辑者：可以维护源内容，并在符合使用方式要求时添加到工作空间。

• 查看者：可以查看详情和读取文件，但不能维护内容或添加到工作空间。

成员支持手动添加，也支持按部门一次性导入。部门导入会跳过重复成员、非激活成员和非本组织成员；导入后不会随部门变化自动同步。

当成员被移除且该成员曾把知识库添加到工作空间时，管理员需要选择保留这些工作空间授权，或一并撤销。撤销后，相关工作空间下一次对话或沙箱启动时不会再挂载该共享目录。

使用方式

• 只读：工作空间中只能读取共享内容。共享知识库详情页内，管理员和编辑者仍可维护源内容。

• 读写：具备共享知识库写入权限的用户可以把它添加到同组织工作空间，并允许工作空间中的协作流程读写该目录。

工作空间「链接共享知识」列表只展示当前用户可读写挂载的同组织共享知识库。仅有只读权限的知识库仍可在共享知识库列表和详情页查看，但不会出现在工作空间可添加列表中。

跨组织授权

跨组织授权用于把本组织的共享知识库以只读方式分享给其他组织。它不提供组织搜索或组织列表选择，而是通过邀请链接完成授权。

源组织开启跨组织邀请

1. 进入共享知识库详情页。
2. 点击「更多操作」中的「编辑」。
3. 将可见范围设置为「跨组织邀请」。
4. 保存设置。

只有「跨组织邀请」可见范围下，详情页的「访问管理」菜单中才可以使用「分享给组织」和「同步内容」。

生成邀请链接

1. 源组织管理员进入共享知识库详情页。
2. 点击「访问管理」中的「分享给组织」。
3. 填写可选留言、可使用次数和过期时间。
4. 点击「生成链接」。
5. 将生成的链接发送给目标组织管理员。

邀请记录和已分享组织会在同一个弹窗中展示。源组织管理员可以停用邀请链接，也可以停止分享给某个已授权组织。

目标组织接受授权

1. 目标组织管理员打开邀请链接。
2. 在接受页面确认来源组织和共享知识库信息。
3. 点击接受授权。
4. 接受后，该共享知识库会出现在目标组织的共享知识库列表中，并标明来源组织。

目标组织成员可以打开详情、预览文件、下载文件和查看同步任务。目标组织不能编辑源文件、管理源组织成员、继续转授权，也不能删除源组织里的知识库。

同步内容

跨组织授权不会实时读取源组织目录。目标组织看到的是最近一次成功同步的内容快照。

源组织管理员可以在详情页点击「访问管理」中的「同步内容」，选择要同步到的已授权组织。系统会基于当前源目录生成 manifest，并为目标组织创建同步任务。

目标组织也可以在外部授权知识库详情页点击「同步」请求同步到当前组织。同步任务创建后，可以在「日志」中查看进度。

同步规则如下：

• 如果源组织和目标组织使用同一数据宿主路径，系统会跳过文件复制，但仍记录 manifest、同步任务和同步状态。

• 如果目标组织位于不同宿主机，系统会在目标宿主机维护只读镜像；同步成功后才切换目标组织当前可用的 manifest。

• 同步失败不会覆盖上一个成功镜像；首次同步失败时，目标组织可以看到授权记录，但文件内容暂不可用。

• 同一目标组织内多个工作空间会复用同一份组织级只读镜像。

移除跨组织授权

源组织管理员可以停止分享给某个目标组织。停止后，目标组织将不能继续访问该共享知识库，已添加到工作空间的链接也会停止使用。

目标组织管理员也可以在自己的共享知识库列表或详情页中选择「删除」。这个操作只会移除当前组织的授权和引用，不会删除源组织中的知识库内容。

在工作空间中使用共享知识库

添加到工作空间

您可以通过文件树菜单把共享知识库添加到工作空间：

• 添加到根目录：点击文件树顶部工具栏的 ⋮ 菜单，选择「链接共享知识」。

• 添加到指定目录：鼠标悬停在目标目录上，点击右侧 ⋮ 菜单，选择「链接共享知识」。

在弹窗中选择可用的共享知识库，确认添加位置后点击「添加引用」。

工作空间可添加列表只展示：

• 当前用户有写入权限的同组织共享知识库。

• 共享知识库自身「使用方式」为读写。

• 尚未被当前工作空间添加过的共享知识库。

仅只读可见的共享知识库可以打开详情，但不会出现在这里。跨组织授权知识库在目标组织中是只读消费，不能通过这个列表作为可写共享库添加。

如果添加的是「成员可见」知识库，系统会要求确认空间级授权。授权有效期间，工作空间成员可以通过该工作空间读取共享目录，即使他们不是该知识库的直接成员。

添加成功后，工作空间文件树中会出现一个共享知识库目录，AI 助手可以读取其中内容。

取消链接

如果某个共享知识库不再需要，在文件树中找到对应目录，点击右侧 ⋮ 菜单并选择「断开共享知识库链接」。

取消时可以选择：

• 仅断开链接：从工作空间移除共享目录。

• 复制到本地后断开：先把共享知识库文件复制到工作空间本地目录，再断开引用。

模板自动继承

当使用模板创建新工作空间时，模板中已添加的共享知识库会自动继承到新工作空间。新工作空间创建后即可直接使用模板中包含的共享资料。

本地执行机限制

绑定了本地执行机的工作空间暂不支持共享知识库操作，包括「设置为共享」和「链接共享知识」。如果需要使用共享知识库，请使用云端工作空间，或先解除本地执行机绑定。

最佳实践

• 按主题拆分知识库：例如「公司制度」「技术规范」「产品文档」，避免把所有内容放在一个大库中。

• 优先使用只读模式：除非确实需要在工作空间中修改共享内容，否则建议使用只读，降低误改风险。

• 谨慎使用成员可见的空间级授权：成员可见知识库被添加到工作空间后，工作空间成员会通过空间授权读取内容。

• 跨组织分享前先整理内容边界：目标组织只能只读消费，但仍能看到同步快照中的所有文件。

• 跨组织内容要及时同步：同组织引用读取源目录；跨组织使用者读取最近一次成功同步的 manifest 镜像。

常见问题

Q：谁可以创建共享知识库？ A：组织成员可以创建共享知识库。新建知识库默认成员可见，创建者自动成为管理员成员。

Q：只读共享知识库还能维护文件吗？ A：可以。只读指的是添加到工作空间后的使用方式；共享知识库管理员和编辑者仍可在共享知识库详情页维护源内容。

Q：为什么我能打开详情，但在工作空间里添加时看不到它？ A：工作空间添加列表只展示当前用户可读写挂载的同组织共享知识库。只读可见、查看者权限或外部授权的共享知识库可以看详情，但不会作为可写共享库出现在添加列表中。

Q：跨组织授权后，对方组织能修改源文件吗？ A：不能。跨组织授权始终是只读消费，对方组织不能修改源文件、管理成员、生成新的跨组织邀请或继续转授权。

Q：跨组织授权后内容会立即更新吗？ A：不会。跨组织知识库读取的是最近一次成功同步的 manifest 镜像。源组织或目标组织需要按需发起同步。

Q：删除共享知识库会影响工作空间中的文件吗？ A：源组织删除共享知识库前需要先移除相关引用。目标组织删除外部授权知识库只会移除当前组织的访问，不会删除源组织内容。

Q：一个工作空间可以添加多少个共享知识库？ A：没有固定数量限制，可以根据需要添加多个共享知识库。